Hovedprincippet er, at selskaberne skal have en entydig dokumentation af alle realiserede energibesparelser, som indgår i selskabernes målopfyldelse. Det betyder, at selskaberne skal kunne dokumentere alle de forskellige aktiviteter og de besparelser, som aktiviteterne i henhold til opgørelsesmetoderne har givet anledning til.
I det omfang der er tale om besparelser, som er gennemført hos en konkret kunde/forbruger, skal denne kunne identificeres således at det er muligt at checke om besparelsen faktisk er gennemført.
I forbindelse med en specifik opgørelse af de realiserede besparelser hos en konkret kunde skal dokumentationen omfatte:
- Identifikation af kunden (navn, adresse, BBR, CVR/P-nummer o. lign.)
- De gennemførte råd/tiltag med angivelse af realiseret energibesparelse
- Hvordan besparelserne er opgjort
- Operatør (hvem har forestået gennemførelsen)
Standardværdierne kan anvendes i forskellige sammenhænge. Når de anvendes til opgørelsen af besparelserne i forbindelse med installationer/salg hos konkrete forbrugere skal dokumentationen omfatte:
- Hvilken standard/aktivitet, der er tale om
- Antal gennemførte installationer/salg
- Identifikation af kunderne (liste med navn, adresse, BBR)
- Operatør (hvem har forestået aktiviteten)
Hvis standardværdierne anvendes i forbindelse med en specifik opgørelse er kravene til dokumentationen beskrevet her.
Hvis standardværdierne anvendes i forbindelse med aktiviteter, der medfører en specifik markedspåvirkning i forhold til et givet produkt skal dokumentationen omfatte:
- Beskrivelse af aktiviteten
- Beskrivelse af baseline (jf. de fastlagte opgørelsesmetoder)
- Opgørelsen af effekten som antal standarder, der er gennemført
I forbindelse med initiativer/virkemidler som f.eks. markeds- og adfærdspåvirkning, information mv., hvor der ikke er direkte kontakt til den enkelte forbruger, kan effekten medregnes, fastlægges kravene til dokumentation i den manual, der er udarbejdet om opgørelse af effekten af sådanne initiativer.
Dokumentationen skal opbevares i min. 5 år.